1. Bestehenden Vertrag prüfen
Kündigungsfrist, Leistungsumfang, Schlüssel und bereitgestellte Materialien sollten vor dem Wechsel geklärt sein. Erst danach lässt sich ein realistischer Starttermin für den neuen Dienstleister festlegen.
2. Nicht nur alte Fehler übertragen
Ein vorhandenes Leistungsverzeichnis ist eine gute Grundlage, sollte aber nicht ungeprüft übernommen werden. Welche Bereiche haben bisher Probleme verursacht? Haben sich Nutzung, Mitarbeiterzahl oder Öffnungszeiten verändert?
3. Objekt gemeinsam begehen
Bei der Besichtigung werden Materialien, sensible Räume, Lagerorte, Zugänge und Erwartungen sichtbar. Fotos und eine schriftliche Flächenliste helfen, den vereinbarten Zustand zu dokumentieren.
4. Schlüssel und Sicherheit
- Wer übergibt und dokumentiert Schlüssel?
- Welche Räume dürfen nicht betreten werden?
- Wie funktioniert die Alarmanlage?
- Wer ist außerhalb der Arbeitszeit erreichbar?
- Wie werden Schäden oder Auffälligkeiten gemeldet?
Übergabetipp: Planen Sie zwischen Vertragsende und Neustart genug Zeit für Schlüssel, Material und eine erste gemeinsame Begehung ein.
5. Startphase vereinbaren
In den ersten Einsätzen zeigt sich, ob Zeitansatz und Rhythmus zum Alltag passen. Ein fester Termin zur kurzen Auswertung verhindert, dass kleine Unklarheiten dauerhaft werden.
6. Qualität konkret beschreiben
„Sauber“ ist wichtig, aber nicht messbar genug. Besser sind konkrete Tätigkeiten, Intervalle und kontrollierbare Bereiche. Reklamationen sollten an eine benannte Person gehen und sachlich auf das vereinbarte Leistungsverzeichnis bezogen werden.